记录控制程序

1 目的

    对质量、环境和职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制。

2 范围

    适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录的管理。

3 职责    

    3.1办公室负责各部门管理体系运行记录的总体控制。

    3.2各部门负责本部门的管理体系记录。

4 工作程序

    4.1各部门负责编制、收集、整理、保存本部门工作相关的管理体系记录。

    4.2管理体系记录的编号按《文件控制程序》执行。

    4.3管理体系记录填写。

    4.3.1管理体系记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应用单斜杠划去。

    4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，对重要的更改应注明更改人的印章或姓名及日期。

4.4管理体系记录的保存、保护。

4.4.1各部门必须把所有管理体系记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方。所有的管理体系记录要保持清洁，字迹要清晰，各部门按规定的期限保存记录。

    4.4.2办公室负责编制《记录清单》，将博物馆所有与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的记录进行汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。

4.4.3办公室应利用内审、日常检查对各部门管理体系记录的使用管理情况进行检查。

    4.5各部门保管的管理体系记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人同意。

    4.6管理体系记录的销毁处理。

    管理体系记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由办公室填写《文件销毁登记表》交办公室主任审核，管理者代表批准，由授权人执行销毁，并做好记录。销毁方式一般采用碎纸机。

    4.7记录格式。

   各部门的管理体系记录格式，由各使用部门负责编制，交办公室审批并备案。各相关部门可根据工作需要对记录格式进行设计和更改，更改后使用前应经原审核和批准人进行审核和批准。

5 引用文件

    《文件控制程序》  

6 记录