文件控制程序

1 目的

通过对质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关文件和资料的控制管理，确保中国丝绸博物馆使用文件的岗位和场所能得到适用、有效的文件，使我馆的各项工作依法有序地进行。

2 适用范围

适用于中国丝绸博物馆质量、环境和职业健康安全管理体系文件、外来文件及其它公务用管理文件的管理和控制。

3 职责

3.1办公室

3.1.1负责文件的编码、发放、更改、更换、归档、销毁；

3.1.2负责我馆内部及外来文件的管理；

3.1.3负责与办公室有关文件的编写及校对。

3.2其他各职能部门

3.2.1负责涉及本部门的文件、资料的编写、管理及控制。

3.3管理者代表

3.3.1负责组织管理手册的编写；

3.3.2负责程序文件的审核。

3.4最高管理者

3.4.1负责文件的批准。

4 工作程序

    4.1文件的分类与编码。

    4.1.1管理体系文件分为：管理手册、程序文件、三级文件（如：服务规范、岗位职责）、各种记录表单等。

    4.1.2管理体系文件的编码

1）管理手册

ZSB   1  ××

中国丝绸博物馆 

文件层次号（管理手册为1）

文件顺序号

2）程序文件

ZSB   2   ××  

中国丝绸博物馆

文件层次号（程序文件为2）        

文件顺序号

3）三级文件

ZSB   3   ××

中国丝绸博物馆

文件层次号（三级文件为3）

文件顺序号

4）记录

××—××

文件编号

记录顺序号

    4.2文件的编制与批准

    4.2.1文件的编制

a) 办公室负责编写管理手册其职责范围内的有关文件；

b) 各部门负责编写其职责范围内的有关文件（程序文件、服务规范、岗位职责、各种记录表单等）。

    4.2.2文件编写部门编写好文件后，填写《发文拟稿单》，经审核、批准后下发。必要时须经相关部门和领导会签。

4.2.3管理体系文件的审核、批准权限按下表执行：

    4.3文件的发放

    4.3.1中国丝绸博物馆管理体系文件由办公室负责按以下范围发放：

a) 管理手册发至馆长、副馆长、各部门负责人及内审员；

b) 程序文件发至馆长、副馆长、各部门负责人、内审员；

c) 三级文件发至馆长、副馆长、各部门负责人、内审员及使用该作业规范的工作人员。

    4.3.2办公室按发放范围发放文件，注明发放编号（见附件一），发放时，办公室管理员填写《发文登记簿》，领用人员签收并填写在《体系文件清单》上。管理体系文件应加盖“受控”标识。

    4.3.3文件正本由办公室统一归档保存。各部门应妥善保管好本部门使用的管理体系文件。档案管理见《档案工作管理办法》。

    4.3.4所有管理体系文件不得私自外传、复印、复制、擅自涂改和损坏。各部门认为有必在扩大发放范围需翻印管理体系文件的，应向办公室提出申请，经办公室审核并报管理者代表批准后，由办公室负责按规定数量翻印。上述翻印文件也为受控文件。

    4.3.5如工作人员需要暂时借阅管理体系文件，应到办公室文件管理人员或持有人处借阅，用后及时归还，并要按4.3.4条款要求加以管理。

    4.4管理体系文件的评审、修改、换版和作废。

    4.4.1办公室应组织各部门，在适当的时机(如管理评审、内审、外审)，对管理体系文件的适宜性、可操作性进行评审。

    4.4.2管理体系文件因评审或在运行过程中需要修改时，由相关部门提出申请，填写《文件修改审批单》，按照4.2.3条款规定的审批权限进行审批。

    4.4.3环境管理手册更改时，一般以单个要素（内容序号）为单位进行。手册的版本号以“×.×”表示，如果某个要素（内容序号）的内容进行1次更改，则该要素（内容序号）所在页版本号的小数位加1；如果某个要素（内容序号）的更改次数累计达10次，或手册内容有重大变化时，则整个手册的版本号整数位加1，小数位归0。更改个别字、词，可在原件和全部受控本上进行更改，更改处要盖“更改”章，不必记录更改次数。

4.4.4程序文件、三级文件更改时，以单个文件进行。版本号以“×.×”表示，每更改一次，若更改内容较少时则版本号小数位增加1，若更改次数累计达10次或更改内容较多时则版本号整数位增加1、小数位归0。更改个别字、词，可在原件和全部受控本上进行更改，更改处要盖“更改”章，不必改版。

    4.4.5办公室文件管理员接到经批准的《文件修改审批单》后，首先应更新原件，其次修改加盖“受控”标识的文件，再按原范围发放，回收作废文件。

    4.4.6需对外公布的文件为非受控文件，不受修改的控制。发至认证公司的文件为受控文件，发至咨询公司的文件为非受控文件。

    4.4.7作废的管理体系文件经原审批人同意后由办公室文件管理员统一销毁，并记录在《文件销毁登记表》中。对已作废的管理体系文件，如有保存价值，应由文件管理员统一集中保管，加盖“作废”印章给予标识。作为参考和可追溯性考虑，公司任何版本的文件原稿均应留在档案室长期保存，以备查用。

    4.5外来文件的控制

4.5.1中国丝绸博物馆外来文件包括上极机关来文、同级部门来文。

4.5.2外来文件由办公室填写《文件处理单》，并按领导意见办理。办公室做好文件发放登记。

5 相关文件

5.1《档案工作管理办法》

6 记录